Целью внедрения подсистемы учета договоров на базе КИС «Комсофт-Стандарт» («ИКАР») является ведение реестра договоров, заключаемых ОАО «Самараэнерго» и его филиалами с контрагентами, оперативный контроль за ходом исполнения договорных обязательств каждой из сторон договора, получение информации по дебиторской и кредиторской задолженностям, а также составление инвентаризационных описей, необходимых для разделения имущества в связи с проведением реорганизации ОАО «Самараэнерго».
В самой исполнительной дирекции ОАО «Самараэнерго» автоматизированный учет исполнения договоров велся в пилотном режиме с начала 2004 года. ОАО «Комсофт» совместно со ОАО «Самараэнерго» был разработан регламент документооборота по учету договоров, который дополнил существующее в ОАО «Самараэнерго» Положение о порядке ведения договорной работы.
Внедрение подсистемы на 18 филиалах, ОАО СПРП и ОАО СЭСР началось в ноябре 2004 года и заняло 2 месяца. За это время специалистами ОАО «Самараэнерго» и его филиалов были введены в систему все действующие договора с контрагентами и их графики обязательств, был начат оперативный учет исполнения договорных обязательств, практически полностью введены начальные данные по исполнению действующих на 1 ноября договоров. С 1 января 2005 года на этих предприятиях все заключаемые договора полностью ведутся в КИС «Комсофт-Стандарт» («ИКАР»). 8 февраля 2005 г. ОАО «Комсофт» провел семинар для ОАО «Самараэнерго» и его филиалам, на котором разработчики ответили на вопросы пользователей, познакомили их с новыми функциональными возможностями подсистемы и дали рекомендации по ее эксплуатации.
Подсистема учета договоров позволяет отслеживать разные стадии договорных отношений с контрагентами; планировать исполнение договорных обязательств на любой период в любой валюте в разрезе кураторов, договоров, этапов, видов обязательств, и осуществлять контроль за ходом их исполнения с точностью до каждого документа исполнения; получать оперативные данные о просроченных договорах и данные для ведения претензионно-исковой работы. В целом подсистема учета договоров обеспечивает менеджеров предприятия информацией о плановых и фактических показателях договорной работы для принятия управленческих решений.
Следующий этап развития подсистемы учета договоров ОАО «Самараэнерго» предусматривает автоматизацию типовых бизнес-процессов договорной деятельности с учетом специфики ведения отдельных видов договоров.